OPEN’ER FESTIWAL: Aplikacja mobilna i system zarządzania festiwalem

case studies

data publikacji

Wyobraź sobie płaski, rozległy teren. Budujesz na nim miasteczko, by na kilka dni sprawdzić do niego kilkadziesiąt tysięcy ludzi. Musisz zapewnić im wszystko, co niezbędne do życia. Od Chemical Brothers po zimne piwo. Od Dawida Podsiadły po karetkę pogotowia. Od Taco Hemingwaya po naszą aplikację mobilną. To nie SimCity. To Open’er Festival!

Analiza wykonalności – poszukiwanie rozwiązań, makiety UX Lo-fi, makiety UX hi-fi, wdrożenie aplikacji mobilnej, aplikacja webowa, backend

Panowie Programiści

Consulting, product discovery

Sparing Digital

Klient

AlterArt, Open'er Festival

Koncept kreatywny, UI

TWIN .digital collective

01 zadanie

Ogromny teren, a na nim kilka scen muzycznych, teatralnych i modowych. Pole namiotowe, prysznice i szatnie. Kino, muzeum i klub dyskusyjny. Beer bary, wein bary, inne bary.  Rozległe parkingi, wyjścia i wejścia. Oraz ponad sto tysięcy ludzi spragnionych dobrej zabawy. Jak zadbać o ich sprawną logistykę? Jak sprawdzić imienne bilety wstępu? Jak skontrolować certyfikaty szczepień?

 

02 rozwiązanie

Stworzyliśmy zaawansowaną platformę, która usprawnia życie dwóm stronom festiwalowego świata.

Organizatorom Open’er Festival daje możliwość sprawnego zarządzania gośćmi. System pozwala weryfikować uprawnienia do wejścia na teren festiwalu i jego poszczególnych stref. Zbiera wiadomości spływające z różnych systemów sprzedaży biletów, w czasie rzeczywistym aktualizuje informacje o zmianie personaliów na imiennych wejściówkach, porównuje dane o wyjściu i wejściu. W pełni automatyzuje też wywiad zdrowotny, związany z COVID-19.

Goście festiwalowi z naszego systemu korzystają natomiast przez aplikację mobilną. Ułatwia im ona załatwienie formalności na bramkach wejściowych, usprawnia nawigację po rozległym terenie, pozwala planować korzystanie z bogatego programu atrakcji muzycznych i wielu dodatkowych. Jeśli na którymś z wydarzeń liczba miejsc jest ograniczona, z pomocą rezerwacyjną również przychodzi nasza aplikacja. 

03 QR kody

Gdy w 2021 r., w związku z pandemią koronawiursa, organizatorów imprez masowych obowiązywały obostrzenia sanitarne, warunkiem udziału w Open’er Festival stało się wypełnienie ankiety zdrowotnej. W pełni zautomatyzowaliśmy to zadanie. Przed wejściem na teren festiwalowy każdy gość musiał w aplikacji odpowiedzieć na pytania dotyczące stanu zdrowia. Jeśli nie wykazywał symptomów COVID-19, otrzymywał w aplikacji QR kod. Poza danymi medycznymi ukryta była w nim informacja o ważności biletu i uprawnieniach w dostępie do poszczególnych stref. Nasz system w czasie rzeczywistym zarządzał zbiorem dziesiątek tysięcy takich kodów. Generował nowe dla przybywających gości, kasował nieważne, a wraz z postępem programu – zmieniał zakres uprawnień tych już wystawionych. 

04 hub biletowy

Stworzony przez nas cyfrowy hub pobierał bazy biletów wystawione przez różnych sprzedawców, w sytuacji zwrotu lub zmiany personaliów w czasie rzeczywistym aktualizował dane, umożliwiał też naprawianie ludzkich błędów, np. dawał możliwość przywrócenia ważności wejściówki, gdy bileter niesłusznie ją anulował. Oprogramowanie automatycznie wykrywało też sytuacje podejrzane lub anormalne, co pozwalało wyeliminować próby oszustwa i uszczelnić system biletowy. 

05 wyzwania

 

Największe wyzwanie to stworzenie systemu, który sprawnie obsłuży kilkadziesiąt tysięcy ludzi. Przed najważniejszymi koncertami słusznie spodziewaliśmy się wielkich potoków gości, gdy jednocześnie na teren festiwalowy chciało wejść kilka-, a nawet kilkadziesiąt tysięcy ludzi. Wyobraźcie sobie, co by się stało, gdyby nasz system zawiódł? Ale nic takiego nie miało miejsca! Działał szybko i niezawodnie, automatyzował wiele procesów, usprawniał życie zarówno obsłudze, jak i gościom. 

 

A co jeśli ktoś zapomniał telefonu, albo go zgubił? Tworząc system przewidzieliśmy wiele sytuacji niestandardowych i od razu zbudowaliśmy dla nich rozwiązania. Przewidzieliśmy więc także, że nie wszyscy zechcą uczciwie wejść na teren festiwalu. System wyławia więc nadużycia, chroni przed używaniem jednego QR kodu przez kilka osób, a nawet tworzy czarną listę oszustów. 

06 przebieg prac

Prace rozpoczęliśmy od przeprowadzenia warsztatów product discovery z AlterArt, organizatorem Open’er Festival, w trakcie których: 

  • przeanalizowaliśmy dotychczasowe ścieżki użytkownika (customer journey),
  • identyfikacja problemów, zestawienie ich z wymaganiami,
  • ideację rozwiązań,
  • zaprojektowaliśmy nowe flow zakupowe oraz rejestrację, związaną z koniecznością wypełnienia ankiet covidowych,
  • zidentyfikowaliśmy zagrożenia projektowe,
  • w ścieżce użytkownika zlokalizowaliśmy punkty narażone na niepowodzenie, np. brak wypełnienia ankiety, fizyczny brak telefonu, zwrot biletu w przypadku choroby, itp.
  • zidentyfikowaliśmy nadużycia, np. kradzież biletu, przekazanie QR kodu innej osobie, przekazanie telefonu, itp.

 

Kolejne etapy prac obejmowały:

  • projekt makiet UX do habu biletowego,
  • projekt UI,
  • programowanie i wdrożenie do sklepu,
  • integrację z zewnętrznymi dostawcami systemów biletowych i skanerów,
  • support podczas imprezy.

07 zakres

 

  • Analiza strategiczna – poszukiwanie rozwiązań
  • Makiety UX Lo-fi
  • Makiety UX Hi-fi
  • Zarządzanie projektem
  • Wdrożenie aplikacji mobilnej
  • Backend

Za UI odpowiadało studio TWIN digital collective.